Етикет електронного спілкування

Ви перевіряєте папку "Вхідні" робочої електронної пошти і помічаєте переслане повідомлення. У темі повідомлення читаєте: "Наймиліше кошеня у цілому світі". У вас може з’явитися бажання дати кошеняті принаймні один шанс, навіть якщо ви не дуже задоволені цією ситуацією. Хоча, перш ніж ви відкриваєте повідомлення, папка "Вхідні" оновлюється і у ній з’являється ще одне повідомлення з тією ж темою, але новою підозрілою кінцівкою – за скороченням для пересилання тепер слідує скорочення для відповіді. Ви розумієте, що це може бути перше повідомлення про кошеня із багатьох, які скоро переповнять вашу папку "Вхідні". Це не добре.

Хоча ми щодня користуємося електронною поштою для ведення бізнесу, будування спільних планів з друзями та спілкування з родиною, досі не існує правил створення або надсилання повідомлень. Саме через це інколи доводиться стикатися з дратівливими або неприємними повідомленнями. Ознайомившись з основами етикету спілкування електронною поштою, можна припинити поширення сумнівних повідомлень.

 

Не поєднуйте ділову та особисту пошту

Більшість компаній створюють для робітників певні правила щодо користування електронною поштою на робочих місцях, а в деяких компаніях навіть стежать за використанням електронної пошти, щоб переконатись у дотриманні цих правил. Якщо повідомлення електронної пошти вашого робочого облікового запису має небажаний вміст, той факт, надіслали ви його, чи отримали, може не мати особливого значення. Щоб скоротити скоротити ризик того, що у вашій робочій папці "Вхідні" опиниться повідомлення небажаного вмісту, рекомендується користуватися робочою електронною поштою для вирішення ділових питань, а особистими обліковими записами – для спілкування з родиною та друзями.

Додавайте тему

Завжди заповнюйте поле теми, надсилаючи повідомлення. Це дозволяє іншим користувачам сортувати повідомлення і вибирати ті, які слід прочитати негайно, і відразу надіслати відповідь. Тема також є нагадуванням про зміст повідомлення, коли надходить відповідь від адресата.

ПРИПИНІТЬ КРИЧАТИ!

Написання повідомлення великими літерами створює враження, що ви кричите на читача. Великі літери можна використовувати для виділення певних речень або слів, але не слід писати великими літерами усе повідомлення. Повідомлення електронної пошти, повністю написане великими літерами, може виявитися складним для читання.

Не захоплюйтесь використанням скорочень

Скорочення стають все більш вживаними, завдяки послугам надсилання текстових повідомлень та миттєвих повідомлень. Хоч деякі скорочення, наприклад, FYI ("for your information" (до вашого відома)) або BTW ("by the way" (до речі)) є більш-менш відомими для інших, незрозумілі скорочення типу AFAIK ("as far as I know" (на скільки я знаю)) можуть спантеличити читача. Дійте, як вважаєте за потрібне, але не думайте, що кожен зрозуміє, що ви мали на увазі, коли використовували скорочення.

Дбайте про конфіденційність

Спілкування з великою групою користувачів за допомогою єдиного повідомлення електронної пошти є дуже зручним, але слід бути обережним з надсиланням повідомлень такого типу. Наприклад, якщо потрібно надіслати повідомлення користувачам, які не знають один одного, рекомендується додавати власну адресу електронної пошти у поле Кому, а адреси усіх інших користувачів додати у поле прихованої копії (ПК), а не у поле Копія. Лише адреси, вказані у полях Комуабо Копія, можна побачити або використати для відповіді. Завдяки цьому можна допомогти комусь—або собі—уникнути зайвих турбот через натискання Відповісти всім і надсилання небажаного коментарю.

"Відповісти" чи "Відповісти всім"?

Якщо ви є одним з групи користувачів, кому було надіслано одне повідомлення електронної пошти, уважно подумайте про те, яким чином слід відповісти. Якщо повідомлення надіслано групі друзів, натиснути кнопку Відповісти всім і потішити усіх дотепною відповіддю може бути прийнятним варіантом. Якщо у полі Кому вказано адреси багатьох користувачів, яких ви не знаєте, натисніть Відповісти і надішліть відповідь лише тому, хто надіслав повідомлення.

Не пересилайте повідомлення, яке вже було переслане кілька разів

Пересилання повідомлень електронної пошти є делікатним питанням. Перед тим, як переслати повідомлення, подумайте про те, кому це може справді сподобатися. Деякі ваші знайомі можуть із задоволенням переглядати кожен жарт, відеозапис, кумедне посилання або зображення, які потрапляють до вашої папки "Вхідні", в той час як іншим пересилання повідомлень може бути взагалі не до вподоби. Якщо потрібно переслати повідомлення, створіть нове повідомлення з потрібним вмістом, і не забудьте додавати кожну адресу електронної пошти у поле прихованої копії ПК.

Слідування основним правилам етикету спілкування електронною поштою є запорукою покращення взаємовідносин з колегами, друзями та родиною. І хто знає, можливо, вам також вдасться навчити їх кільком правилам і з часом звільнити папку "Вхідні" від повідомлень про кошенят.

Правила безпеки та етикет електронного листування

Електронна пошта - засіб спілкування людей, тому вона передбачає дотримання певних правил ввічливості. Деякі з них не відрізняються від загальноприйнятих норм людського спілкування:    

-починати текст листа слід з привітання, завершувати підписом;            

-якщо звертаєтеся до людини, з якою ви особисто не знайомі, називайте себе;

-не забудьте вжити слова «будь ласка», якщо звертаєтеся до кого-небудь з проханням;

-подякуйте, якщо хтось допомагає вам;

-слідкуйте за тоном вашого листа, намагайтеся уникати фраз, що можуть стати причиною конфлікту на релігійній, расовій, політичній чи іншій основі;

-не надсилайте в листах неперевірені дані без посилання на їхнє джерело;

намагайтеся не допускати граматичних помилок, використовуйте  засоби перевірки орфографії, надані поштовою службою.

-зазначайте тему свого листа. Часто користувач орієнтується саме на тему, коли переглядає пошту та обирає листи для отримання із сервера;

-не пишіть увесь текст листа великими літерами - його важко читати

не зловживайте позначкою високої важливості листа;

-не надсилайте в листах оголошень і реклами, якщо вони не є предметом обговорення;

-включайте до повідомлення цитати з листа, на який відповідаєте якщо ви посилаєтеся на деякі слова співрозмовника;

-не додавайте без потреби прикріплення до листа, це суттєво впливає на його розмір. За можливості стискайте файли, що прикріплюються. використовуючи програми-архіватори. Повідомляйте адресата, як: файли додаєте до листа, оскільки часто через прикріплені файли розповсюджуються комп'ютерні віруси.

Передавати міміку та жести, допоможуть виразити смайлики.

Корисні поради

      Обачно ставтеся до того, кому повідомляєте свою адресу електронної пошти. Намагайтеся не зазначати свою справжню адресу у групах новин, на веб-сайтах або в інших загальнодоступних зонах Інтернету.

          Перш ніж вказати свою адресу електронної пошти на веб-сайті, ознайомтеся з його декларацією про конфіденційність і переконайтеся, що вона забороняє розголошення адрес електронної пошти іншим особам або компаніям.

      Ніколи не відповідайте на небажані повідомлення. Відправник дізнається, що ваша електронна адреса працює, і, можливо, повідомить її іншим компаніям. Тоді ви отримуватимете ще більше небажаної електронної пошти.